Örnek senaryo
Bir kamu eğitim kurumunda başvuru dönemi
Başvuru kılavuzu, tarih değişikliği ve sonuç ilanı farklı menülerde yayımlanıyor. Ziyaretçiler önceki yılın belgesini güncel zannedebiliyor.
Bu durumda nasıl ilerleriz?
Başvuru dönemine ait açıklama, koşullar, tarihler ve güncel belgeleri bir ana sayfada toplarız. Önceki dönemleri yıl etiketiyle arşivler, yeni duyurunun ilgili başvuru sayfasına bağlandığını kurum editörüyle kontrol ederiz.
Ziyaretçiyi yapmak istediği işe götürün
Bir kuruma başvuran kişi birim adını bilmeden gerekli belgeleri, başvuru koşullarını ve yetkili iletişim kanalını bulabilmeli. Kamu idareleri, bağlı kuruluşlar, eğitim kurumları ve yerel yönetimlerde menüyü bu tür görevler üzerinden kurgularız.
Önce sık kullanılan hizmetleri ve duyuruları çıkarırız. Her hizmet sayfasında kimlerin başvurabileceği, hangi belgelerin gerektiği, süre ve varsa resmî işlem bağlantısı gösterilir. Kurumun kullandığı dış başvuru sistemi varsa geçiş noktası açıkça adlandırılır.
Duyuruları, belgeleri ve arşivi birlikte planlayın
Güncel duyurular, başvuru kılavuzları, kararlar ve faaliyet raporları farklı türlerde içeriklerdir. Bir duyuruya son başvuru tarihi, bir karara karar numarası, bir rapora yayın yılı eklenebilir. Bu alanlar ziyaretçiye aradığını süzme imkânı verir ve editörün her yayın için aynı bilgileri girmesini sağlar.
Yenileme işinde eski sayfa ve belge adreslerini envantere alırız. Taşınacak içerikler, arşivde korunacak belgeler ve yönlendirilecek adresler kurumun yetkili ekibiyle kararlaştırılır. İndirilebilir bir dosyaya ek olarak hangi bilginin sayfa üzerinde okunabilir olması gerektiğini belirleriz.
Yayından sonra içeriği kim güncelleyecek?
Kurumda başvuru sayfasını hazırlayan, içerik doğrulayan ve yayımlayan kişiler farklı olabilir. Editör rolleri, taslak ve onay adımları ile acil duyuru yayını bu iş bölümüne göre tasarlanır. Birim adı veya iletişim bilgisi değiştiğinde nerelerin güncelleneceği teslim notlarında yer alır.
Kapsama göre önizleme ortamında örnek bir duyuru yayımlanır, bir belge arşivden bulunur ve bir hizmet sayfası mobilde denenir. Entegrasyon gerekiyorsa mevcut sağlayıcı, verinin nerede tutulduğu ve hangi erişimlerin gerekli olduğu kurumla netleştirilir.
Erişilebilirliği kabul kontrolüne dahil edin
Klavye ile gezinme, odak göstergeleri, başlık sırası, renk kontrastı ve form açıklamaları belirlenen sayfa türlerinde kontrol edilir. Belge ve medya arşivinde iyileştirme gerektiren içerikler için uygulanabilir bir iş listesi hazırlanır.
Teslimde yönetim rolleri, içerik kılavuzu, barındırma ve yedekleme sorumlulukları ile yayın sonrası güncelleme düzeni yazılı hale gelir.
Sık sorulanlar
Sadece belediye için mi çalışıyorsunuz, kamu kurumunun diğer türlerine de uyarlanabilir mi?
Hizmet rehberi, duyuru, belge arşivi ve birim iletişimi yayımlayan farklı kamu kurumları için sayfa yapısı planlanabilir. İlk görüşmede kurumun birimlerini, vatandaşın sitede yaptığı başlıca işleri ve merkez ya da taşra birimlerinin ayrı içerik ihtiyacını çıkarırız.
Eski duyurular, kararlar ve PDF’ler yeni siteye nasıl taşınır?
Önce taşıma envanteri çıkarırız. Belge türü, tarih, birim ve eski bağlantı kaydedilir. Kurum taşınacak, arşivlenecek ve yayından kaldırılacak içeriği teyit eder. Kamuya açık kalan belgelerin bağlantıları için yönlendirme planı hazırlanır ve örnek kayıtlar yayından önce kontrol edilir.
Kurumun e-Devlet veya mevcut başvuru sistemini değiştirmek gerekir mi?
Kurumun resmî işlem kanalı zaten varsa hizmet sayfası, gerekli belgeleri ve başvuru koşullarını açıklayıp kullanıcıyı oraya götürebilir. Veri alışverişi gereken entegrasyonlar, kurumun teknik birimi ve sistem sağlayıcısıyla yetki, test ortamı ve sorumluluklar netleşince teklif edilir.
Erişilebilirliği teklif ve teslim aşamasında nasıl ele alıyorsunuz?
Klavye kullanımı, renk karşıtlığı, form etiketleri, başlık sırası ve mobil kullanım gibi ölçülebilen kontrolleri kapsamda yazarız. PDF ve arşiv dosyalarını ayrı değerlendiririz. Kurumun belirli bir standart veya denetim şartı varsa gereken inceleme kapsamı tekliften önce netleşir.
Teslimden sonra duyuru girmek için ajansa ihtiyaç olur mu?
Yetkili editörler duyuru, belge ve hizmet sayfası güncelleyebilecek şekilde yönetim ekranı kurgulanabilir. Teslimde örnek bir ilanı yayımlama, belgeyi değiştirme ve yetki devri denenir. Yazılım bakımı, yedek ve destek sorumluluğu teklif içinde belirtilir.