Örnek senaryo
İki şubede aynı hizmet, farklı uzmanlar
Bir salon saç boyamayı iki şubede sunuyor fakat bazı işlemleri yalnızca belirli uzmanlar yapıyor. Ortak takvim tüm saatleri açık gösterdiğinde ekip müşteriyi arayıp randevuyu yeniden planlıyor.
Bu durumda nasıl ilerleriz?
Hizmet, şube, uzman ve süreyi aynı rezervasyon kuralına bağlarız. Müşteri seçtiği hizmet için uygun saatleri görür, ekip de hangi işlemin hangi uzman ve şubeye düştüğünü teyit ekranından kontrol eder.
Misafir hizmeti ve süreyi önceden anlasın
Saç boyama, bakım ve nail art gibi hizmetlerde aynı başlık altında farklı süre ve hazırlık gerekebilir. Menüde nelerin dahil olduğunu, hangi hizmet için ön görüşme gerektiğini ve uygun olduğunda fiyatın nasıl belirlendiğini açık gösteririz. Portfolyoda kullanım hakkı olan görselleri hizmet türlerine göre yerleştiririz.
Örneğin nail art stüdyosunda klasik manikür, kalıcı oje çıkarma ve detaylı tasarım farklı sürelerde tamamlanır. Bir hizmet sayfasında işlem süresi, örnek uygulamalar ve seçime dahil olan adımlar yer alabilir. Birden çok şubesi olan işletmelerde adres, ulaşım, ekip ve şubeye özel hizmet bilgilerini ziyaretçinin kolay ayırt edebileceği şekilde sunarız.
Takvimi salonun gerçeğine göre kuruyoruz
Her çalışan her işlemi yapmayabilir. Uzun işlemler arasında hazırlık veya temizlik süresi gerekebilir. Başlangıçta çalışan, hizmet, süre, şube ve kapasiteyi birlikte eşleştiririz. Tek şube için mevcut takvimle bağlantı yeterli olabilir. Birden çok şube veya farklı ekip kuralları varsa bunlara uygun randevu paneli tasarlanabilir.
Saç boyama için iki saat, kısa bakım için otuz dakika ayıran bir kuaför düşünün. Çalışanın vardiyası ve bir önceki randevunun bitişi aynı anda hesaba katılmalı. Rezervasyon akışını hazırlarken salon ekibinin manuel olarak eklediği randevuları da örneğe alırız. Yeni müşteri telefondan saat seçerken panelde bu saat gerçek duruma göre görünür.
İptal, teyit ve ödeme kararları
Randevu talebiyle kesinleşen randevuyu arayüzde ayırırız. İptal ve erteleme süresini işletme belirler, ziyaretçi rezervasyondan önce görür. Kapora gerekiyorsa ödeme sağlayıcısı, iade koşulları ve ödeme sonrası randevu onayının nasıl eşleştiği kapsamda yer alır. Çalışan ekranında günün randevuları, boşluklar ve varsa gerekli notlar görünür.
İlk denemede müşteri randevu talebi gönderir, salon ekibi talebi onaylar ve müşteri hangi şubeye, hangi saatte geleceğini görür. İptal veya saat değişikliğinde takvimin nasıl güncelleneceği de aynı senaryoyla test edilir. Yüksek talep gören saatler için salonun bekleme listesi ya da düzenli müşteri hatırlatması gibi ihtiyaçlarını ayrı ayrı konuşuruz.
Açılış ve yerel görünürlük
Adres, çalışma saatleri ve şubeler site ve işletme profilinde tutarlı gösterilir. Mobilde hizmet seçimi, rezervasyon ve yol tarifi örnek akışlarla denenir. Salon işletmesinin yetki alanına uygun hizmet metinleri kullanılır. Tıbbi estetik veya klinik hizmetleri varsa ayrı mevzuat ve iletişim kapsamı ele alınır.
Teslim kapsamı bir hizmet menüsü, şube sayfaları ve rezervasyon ekranından oluşabilir. Yönetim ekibi panelde çalışma saati değiştirir, yeni hizmet ekler ve bir deneme randevusunu işler. Sitenin harita ve iletişim bağlantılarını mobilde denedikten sonra ekibe hangi bilgiyi nereden güncelleyeceğini anlatan kısa bir kullanım özeti bırakırız.
Sık sorulanlar
WhatsApp’tan randevu alıyoruz. Hangi durumda bir panel gerekir?
Tek şubede ekip takvimi sorunsuz yürüyorsa hizmetleri açıklayan bir site ve WhatsApp bağlantısı yeterli olabilir. Çalışan, şube ve süre farklılıkları yüzünden aynı saate birden fazla talep geliyor ya da boşlukları yönetmek zorlaşıyorsa panelin hangi sorunu çözeceğini konuşuruz.
Bir uzman yalnızca bazı işlemleri yapıyorsa takvim buna göre açılır mı?
Hizmetler şube, yetkili çalışan, tahmini süre ve varsa hazırlık aralığıyla eşleştirilebilir. Örneğin uzun renk işlemi yalnızca seçili uzmana ve salondaki uygun zaman aralığına atanır. Müsaitlik hesabını gerçek bir çalışma günü üzerinden örnekleriz.
Rezervasyon müşteriye hemen onaylanır mı, ekip önce kontrol edebilir mi?
İşletme hizmete göre otomatik onay veya ekip değerlendirmesi seçebilir. Uzun süren, ön görüşme isteyen ya da kapora gerektiren işlemlerde talep ile kesinleşen randevu açıkça ayrılır. Müşteriye hangi bildirimin ne zaman gideceği, iptal ve erteleme süreciyle birlikte belirlenir.
Kapora, iptal veya randevu değişikliği yazılıma eklenebilir mi?
Kapora için kullandığınız ödeme sağlayıcısı ve işletmenin koşulları incelenir. Müşterinin ödeme sonrası randevu durumunu, değişiklik ve iade yolunu görmesi sağlanabilir. Ödeme bağlantısı, tahsilat ve randevu teyidinin birbirine nasıl bağlanacağı teklifte belirtilir.
Farklı şubelerin hizmetleri ve çalışma saatleri nasıl gösterilir?
Her şubenin adresi, saatleri, hizmetleri ve çalışanları ayrı tutulabilir. Kullanıcı önce şubeyi, sonra oradaki hizmet ve müsait çalışanı seçer. Şube verisi mevcut takvimden geliyorsa hangi sistemin asıl kayıt olduğunu başta belirleriz.